Drei Angebote für dieselbe Liegenschaft, drei Preise, die um den Faktor zwei auseinanderliegen — das ist in der Gebäudereinigung der Normalfall und fast nie ein Hinweis darauf, dass zwei der Anbieter falsch gerechnet haben. Es ist ein Hinweis darauf, dass sie drei verschiedene Leistungen kalkuliert haben.
Die Ursache liegt praktisch immer auf der Nachfrageseite: Eine Anfrage, die Fläche und gewünschte Sauberkeit beschreibt, aber keine Frequenzen und keine Leistungstiefe festlegt, lässt jedem Anbieter genug Spielraum, um etwas ganz anderes anzubieten. Dieser Leitfaden beschreibt, wie ein Leistungsverzeichnis aufgebaut sein muss, damit Angebote vergleichbar werden — und welche Vertragspunkte danach darüber entscheiden, ob die Qualität auch im dritten Jahr noch stimmt.
Schritt 1: Flächen erfassen und nach Nutzung trennen
Am Anfang steht keine Preisfrage, sondern eine Aufstellung. Gebraucht werden die Quadratmeter je Bereich, getrennt nach Nutzungsart: Stiegenhaus, Gänge, Lift, Kellerabgänge, Waschküche, Müllraum, Fahrradraum, Eingangsbereich, Hof, gewerblich genutzte Allgemeinflächen. Die Flächen unterscheiden sich in Reinigungsaufwand pro Quadratmeter um ein Vielfaches — ein Müllraum ist nicht dasselbe wie ein Gang.
Dazu gehören die Angaben, die den Aufwand tatsächlich treiben: Bodenbelag je Bereich, Anzahl der Stockwerke und Stiegen, ob ein Lift vorhanden ist, wie der Zugang geregelt ist, wo Wasseranschluss und Stromanschluss sind, und wo Material gelagert werden kann. Fehlt der Wasseranschluss im Haus, ist das ein Kalkulationsfaktor und keine Kleinigkeit.
Bei gemischt genutzten Objekten empfiehlt sich die Trennung schon im Verzeichnis, damit sich die Kosten später sauber auf Wohnungseigentum und gewerbliche Mieter aufteilen lassen, ohne nachträglich schätzen zu müssen.
Schritt 2: Frequenzen statt Adjektive
„Regelmäßig“, „bedarfsgerecht“ und „gründlich“ sind die drei Wörter, an denen die Vergleichbarkeit scheitert. Ein Leistungsverzeichnis nennt stattdessen je Bereich und je Tätigkeit eine Frequenz: Stiegenhaus nass wischen 2× wöchentlich, Geländer feucht abwischen 1× wöchentlich, Lifttüren täglich, Kellergänge 1× monatlich, Fenster im Stiegenhaus 2× jährlich.
Der zweite Teil ist die Leistungstiefe je Position. „Stiegenhaus reinigen“ kann bedeuten: Stufen wischen. Oder: Stufen wischen, Sockelleisten, Geländer, Handlauf, Fensterbänke, Lichtschalter, Postkästen, Eingangstür innen und außen. Beide sind vertretbare Angebote, aber sie kosten nicht dasselbe.
Was in dieser Struktur entsteht, ist zugleich der Reinigungsplan, der später im Objekt aushängt. Deshalb lohnt sich die Mühe doppelt: Dasselbe Dokument dient der Ausschreibung, der Kontrolle und der Kommunikation gegenüber den Bewohnerinnen und Bewohnern.
Schritt 3: Sonderleistungen getrennt ausweisen
Alles, was nicht im wöchentlichen Rhythmus anfällt, gehört in eigene Positionen mit eigenem Preis — sonst verschwindet es entweder im Pauschalpreis oder taucht später als Nachtrag auf. Typisch sind die Grundreinigung der Böden im Mehrjahresrhythmus, die Fensterreinigung inklusive Rahmen und Stiegenhausverglasung, die Reinigung der Tiefgarage, Graffitientfernung und die Betreuung der Außenflächen.
Saisonale Leistungen laufen am besten als eigener Block mit eigener Laufzeit: der Winterdienst von Herbst bis Frühjahr und die Grünflächenpflege über die Vegetationsperiode. Ob Sie beides beim selben Betrieb beauftragen, ist eine Abwägung: Getrennt vergeben lässt sich jede Leistung einzeln optimieren, gebündelt entfallen die Zuständigkeitslücken an der Grundstücksgrenze — und es gibt einen Ansprechpartner statt vier, wenn im Jänner etwas schiefgeht. Was eine solche Hausbetreuung aus einer Hand in der Praxis bedeutet, beschreiben wir gesondert.
Schritt 4: Angebote plausibilisieren
Sobald die Angebote da sind, ist die erste Aufgabe nicht der Vergleich, sondern die Plausibilitätsprüfung. Rechnen Sie jedes Angebot auf Stunden zurück: Wie viele Arbeitsstunden pro Monat stecken darin, und ist die angebotene Leistung in dieser Zeit realistisch zu erbringen? Erfahrungswerte je Bereich helfen mehr als ein Quadratmeterpreis, weil sich die Aufwände zwischen Stiegenhaus und Kellergang stark unterscheiden.
Ein auffällig niedriges Angebot ist selten ein besserer Einkauf. Für Reinigungskräfte gilt in Österreich der Kollektivvertrag für das Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigerhandwerk; wer deutlich unter den daraus ableitbaren Personalkosten anbietet, kalkuliert entweder mit weniger Zeit als beschrieben oder mit Bedingungen, die im laufenden Betrieb nicht halten. Die Folge ist meist nicht der Preis, sondern Personalfluktuation — und damit ständig neue Leute, die das Objekt nicht kennen.
Prüfen Sie außerdem, was nicht im Preis steht: Verbrauchsmaterial und Hygieneartikel, Streugut, Müllsäcke, Sonderreinigungen nach Wasserschäden, An- und Abfahrt. Und fragen Sie nach der Betriebshaftpflichtversicherung samt Deckungssumme — bei Arbeiten im Stiegenhaus ist das keine Formalie.
Schritt 5: Qualität vertraglich verankern
Ein guter Vertrag beschreibt nicht nur die Leistung, sondern auch, was passiert, wenn sie ausbleibt. Drei Punkte tragen dabei am meisten: ein namentlich benannter Ansprechpartner statt einer allgemeinen Hotline, ein vereinbarter Rhythmus für gemeinsame Begehungen, und ein definierter Weg für Beanstandungen mit einer Frist für die Behebung.
Bei der Laufzeit ist die Kombination aus kurzer Anfangsphase und danach längerer Bindung meist die beste: drei bis sechs Monate, in denen beide Seiten mit kurzer Frist aussteigen können, danach ein stabiler Vertrag. Reinigungsqualität braucht eingespieltes Personal; ein Objekt, das jährlich den Anbieter wechselt, wird selten sauberer, nur billiger auf dem Papier.
Und schließlich die Vertretungsregelung: Wer räumt, wischt und sperrt auf, wenn die zuständige Person im Krankenstand ist? Diese Frage im Vertrag zu klären, kostet nichts und erspart die meisten realen Beschwerden.
- ·Flächenaufstellung je Bereich mit Bodenbelag und Zugangsregelung
- ·Frequenz und Leistungstiefe je Position statt „regelmäßig“
- ·Sonder- und Saisonleistungen als eigene Positionen mit eigenem Preis
- ·Verbrauchsmaterial: enthalten oder nicht, und wer bestellt nach
- ·Rückrechnung auf Arbeitsstunden als Plausibilitätsprüfung
- ·Betriebshaftpflicht: Bestehen und Deckungssumme
- ·Ansprechpartner, Begehungsrhythmus, Beanstandungsweg und Behebungsfrist
- ·Vertretung bei Krankenstand und Urlaub
- ·Laufzeit, Kündigungsfrist und eine kurze beidseitige Probephase
Wie Sie uns in eine Ausschreibung nehmen
Wenn eine Flächenaufstellung bereits existiert, genügt sie uns als Grundlage; wenn nicht, erstellen wir sie bei einer kurzen Besichtigung gemeinsam mit Ihnen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen ein schriftliches Angebot mit Leistungsverzeichnis, das sich Position für Position gegen andere Angebote legen lässt. Die Leistungen und die Preisorientierung finden Sie auf den Seiten zur Gebäudereinigung, zur Gebäudereinigung in Wien und zur Büroreinigung — oder schreiben Sie uns direkt über das Kontaktformular.